Zelfs de beste AI-chatbot komt soms een vraag tegen die hij niet kan beantwoorden — of een bezoeker die gewoon met een echt persoon wil praten. Met Chatbotty eindigen die momenten niet in een doodlopende straat. Je chatbot biedt aan een supportticket aan te maken, verzamelt het e-mailadres van de bezoeker en geeft het verzoek aan jou door met een korte, kant-en-klare samenvatting. In deze gids zie je de hele reis: hoe de chatbot tijdens een livegesprek een ticket aanmaakt, waar tickets in je dashboard terechtkomen en hoe je ermee werkt met statussen en interne notities. ## Wanneer je chatbot aanbiedt een ticket aan te maken Zodra supporttickets zijn ingeschakeld, houdt je chatbot elke conversatie in de gaten en grijpt in wanneer een menselijke aanpak nodig is. Typische situaties zijn: - Een vraag is relevant voor je bedrijf, maar het antwoord staat nog niet in je kennisbank - De bezoeker vraagt om contact met iemand van je bedrijf - Er komt een zakelijke aanvraag of samenwerkingsvoorstel binnen - De bezoeker meldt een probleem, klaagt of vraagt om een terugbetaling - De bezoeker geeft urgentie aan en heeft een echt persoon nodig In al deze gevallen biedt de chatbot beleefd aan een supportticket aan te maken. En hier komt het belangrijke deel: hij maakt nooit een ticket aan achter de rug van de bezoeker om. Hij vraagt altijd eerst om toestemming en verzamelt een geldig e-mailadres, zodat je een manier hebt om contact op te nemen. ## Hoe een ticket ontstaat — een echt gesprek Hier is een voorbeeld van een chatbot van een fietsenwinkel. Een verkoopmedewerker genaamd Antony opent de chatwidget en stelt een zakelijke samenwerking voor. Dat is niet iets waar de chatbot zelf over kan beslissen — dus biedt hij aan het verzoek aan het team door te geven: De hele flow bestaat uit vier korte stappen: 1. **De chatbot biedt een ticket aan.** Hij herkent het bericht als iets dat het team moet afhandelen en vraagt of de bezoeker een supportticket wil laten aanmaken. 2. **De bezoeker deelt zijn e-mailadres.** Zo kun je later contact opnemen. 3. **De chatbot vraagt om toestemming.** Een duidelijke bevestiging dat de bezoeker akkoord gaat om gecontacteerd te worden. 4. **Het ticket wordt aangemaakt.** De chatbot reageert met het ticketnummer — bijvoorbeeld TKT-000001 — zodat de bezoeker een referentie heeft voor de toekomst. Achter de schermen schrijft de AI ook een korte samenvatting van het verzoek. Je hoeft de hele transcriptie niet te lezen om te weten waar het ticket over gaat. ## Schakel supporttickets in via je chatbotinstellingen Het inschakelen van de functie kost één klik. Open je chatbot in het dashboard, ga naar het tabblad **AI & Gedrag** en zet **Automatische Supporttickets** aan: Supporttickets zijn beschikbaar in het Elite-abonnement en hoger. De gratis 14-daagse Evaluatieproef bevat ze ook, zodat je de volledige flow kunt uitproberen voordat je een abonnement neemt. ## Waar tickets binnenkomen in je dashboard Elk nieuw ticket verschijnt in de sectie **Supporttickets** van je Chatbotty-dashboard. De lijst toont het ticketnummer, het e-mailadres van de bezoeker, de AI-samenvatting, de huidige status, welke chatbot het heeft aangemaakt en de datum: Ticketnummers zijn uniek voor jou — elk account begint bij TKT-000001 en telt omhoog. Als je meer dan één chatbot voor je website gebruikt, kun je met de filters bovenaan de lijst binnen enkele seconden beperken tot één bot of één status. ## Binnenin een ticket Klik op een ticket om de detailpagina te openen. Alles wat je nodig hebt om actie te ondernemen staat op één scherm: - **Contactinformatie** — het e-mailadres van de bezoeker is een live link. Klik erop en je mailapp opent met het ticketnummer al in de onderwerpregel en de samenvatting in de tekst. - **Samenvatting** — de door AI geschreven beschrijving van wat de bezoeker nodig heeft. - **Gekoppeld gesprek** — één klik brengt je naar de volledige chattranscriptie, zodat je altijd de volledige context hebt. De link werkt beide kanten op. Wanneer je een gesprek bekijkt dat een ticket heeft opgeleverd, zie je er een klein ticketkaartje naast: ## Houd overzicht met statussen Elk ticket doorloopt een eenvoudige levenscyclus. De status wijzigen kost één klik in de kaart **Status bijwerken**: - **Open** — een nieuw ticket dat nog door niemand is aangeraakt. Elk nieuw ticket begint hier. - **Bezig** — je hebt het opgepakt en bent ermee bezig. - **Opgelost** — het verzoek is afgehandeld. - **Gesloten** — het ticket is afgerond en definitief gearchiveerd. Een snelle blik op de ticketlijst laat precies zien wat nog aandacht nodig heeft — open tickets vallen op in rood, opgeloste worden groen. ## Interne notities — jouw privé takenlijst De notitiesectie is waar je vastlegt wat je daadwerkelijk met een ticket hebt gedaan. Elke notitie is voorzien van een tijdstempel en alleen jij kunt ze zien — de bezoeker nooit: Notities werken het beste als een kort dagboek van de zaak. Bijvoorbeeld: - *"Contact opgenomen met Antony per e-mail — gevraagd om hun productcatalogus en groothandelsprijzen. Wacht op antwoord."* - *"Telefonisch gesproken met meneer Antony. We spraken af om volgende week dinsdag om 10:00 uur een online vergadering te houden om de samenwerkingsvoorwaarden door te nemen."* Als je een week later terugkomt bij het ticket — of een collega pakt het op — vertellen de notities het hele verhaal in één oogopslag. Per ongeluk een notitie toegevoegd? Zweef erover en verwijder hem. ## Een eenvoudige workflow die werkt Alles bij elkaar genomen ziet het afhandelen van een ticket er zo uit: 1. Een nieuw ticket komt binnen als **Open**, met het e-mailadres van de bezoeker en een AI-samenvatting die op je wacht. 2. Je neemt contact op — klik op de e-maillink, of bel de bezoeker — en voegt er een interne notitie aan toe. Zet de status op **Bezig**. 3. Zodra het verzoek is afgehandeld, voeg je een laatste notitie toe en markeer je het ticket als **Opgelost**. 4. Wanneer geen vervolg wordt verwacht, zet je het op **Gesloten**. Dat is de hele cyclus: je AI-chatbot vangt de verzoeken op die hij niet kan oplossen, en jij maakt ze af met volledige context — geen kopiëren en plakken, geen verloren e-mails, geen plakbriefjes. Tip: bekijk je Supporttickets-pagina als onderdeel van je dagelijkse routine. De statusfilter op "Open" laat je meteen zien of er iets nieuws is binnengekomen tijdens de nacht. Klaar om te stoppen met het verliezen van de vragen die je chatbot niet kan beantwoorden? Schakel supporttickets in en laat je AI-assistent ze op een presenteerblaadje aan je overhandigen.