Nawet najlepszy chatbot AI czasem napotyka pytanie, na które nie potrafi odpowiedzieć — lub odwiedzającego, który po prostu chce porozmawiać z prawdziwą osobą. Dzięki Chatbotty te momenty nie kończą się ślepą uliczką. Twój chatbot proponuje utworzenie zgłoszenia wsparcia, zbiera adres e-mail odwiedzającego i przekazuje prośbę Tobie wraz z krótkim, gotowym podsumowaniem. W tym przewodniku zobaczysz całą drogę: jak chatbot tworzy zgłoszenie podczas rozmowy na żywo, gdzie trafiają zgłoszenia w Twoim panelu oraz jak nimi zarządzać za pomocą statusów i notatek wewnętrznych. ## Kiedy Twój chatbot proponuje utworzenie zgłoszenia Po włączeniu zgłoszeń wsparcia Twój chatbot uważnie obserwuje każdą rozmowę i wkracza do akcji, gdy potrzebny jest ludzki dotyk. Typowe sytuacje to: - Pytanie jest istotne dla Twojej firmy, ale odpowiedź nie znajduje się jeszcze w bazie wiedzy - Odwiedzający prosi o kontakt z kimś z Twojej firmy - Pojawia się zapytanie biznesowe lub propozycja współpracy - Odwiedzający zgłasza problem, składa reklamację lub prosi o zwrot pieniędzy - Odwiedzający sygnalizuje pilność i potrzebuje kontaktu z prawdziwą osobą We wszystkich tych przypadkach chatbot uprzejmie proponuje utworzenie zgłoszenia wsparcia. I tu jest ważna rzecz: nigdy nie tworzy zgłoszenia za plecami odwiedzającego. Zawsze najpierw pyta o zgodę i zbiera ważny adres e-mail, abyś miał możliwość dalszego kontaktu. ## Jak rodzi się zgłoszenie — prawdziwa rozmowa Oto przykład z chatbota sklepu rowerowego. Przedstawiciel handlowy o imieniu Antony otwiera widget czatu i proponuje współpracę biznesową. To nie jest coś, czym chatbot może samodzielnie decydować — więc proponuje przekazać prośbę zespołowi: Cały proces składa się z czterech krótkich kroków: 1. **Chatbot proponuje zgłoszenie.** Rozpoznaje wiadomość jako coś, czym powinien zająć się zespół i pyta, czy odwiedzający chce utworzyć zgłoszenie wsparcia. 2. **Odwiedzający podaje swój e-mail.** To dzięki niemu skontaktujesz się z nim później. 3. **Chatbot pyta o zgodę.** Jasne potwierdzenie, że odwiedzający zgadza się na kontakt. 4. **Zgłoszenie jest tworzone.** Chatbot odpowiada numerem zgłoszenia — na przykład TKT-000001 — aby odwiedzający miał odniesienie na przyszłość. Za kulisami AI tworzy też jednoakapitowe podsumowanie prośby. Nie musisz czytać całej transkrypcji, aby wiedzieć, o co chodzi w zgłoszeniu. ## Włącz zgłoszenia wsparcia w ustawieniach chatbota Włączenie funkcji zajmuje jedno kliknięcie. Otwórz swojego chatbota w panelu, przejdź do zakładki **AI & Behavior** i włącz **Automatic Support Tickets**: Zgłoszenia wsparcia dostępne są w planie Elite i wyższych. Bezpłatny 14-dniowy okres próbny Evaluation również je zawiera, więc możesz przetestować cały proces przed subskrypcją. ## Gdzie trafiają zgłoszenia w Twoim panelu Każde nowe zgłoszenie pojawia się w sekcji **Support Tickets** w panelu Chatbotty. Lista pokazuje numer zgłoszenia, e-mail odwiedzającego, podsumowanie AI, aktualny status, który chatbot je utworzył oraz datę: Numery zgłoszeń są unikalne dla Twojego konta — każde konto zaczyna się od TKT-000001 i rośnie. Jeśli prowadzisz więcej niż jednego chatbota na swojej stronie, filtry u góry pozwalają w kilka sekund zawęzić listę do jednego bota lub jednego statusu. ## Wewnątrz zgłoszenia Kliknij dowolne zgłoszenie, aby otworzyć jego stronę szczegółów. Wszystko, czego potrzebujesz, aby działać, jest na jednym ekranie: - **Dane kontaktowe** — e-mail odwiedzającego jest aktywnym linkiem. Kliknij go, a otworzy się Twój program pocztowy z numerem zgłoszenia już w temacie i podsumowaniem w treści. - **Podsumowanie** — opis potrzeb odwiedzającego napisany przez AI. - **Powiązana rozmowa** — jedno kliknięcie przenosi do pełnej transkrypcji czatu, więc zawsze masz pełen kontekst. Link działa w obie strony. Gdy przeglądasz rozmowę, która wygenerowała zgłoszenie, zobaczysz obok niej małą kartę zgłoszenia: ## Śledź postęp za pomocą statusów Każde zgłoszenie przechodzi przez prosty cykl życia. Zmiana statusu zajmuje jedno kliknięcie w karcie **Update Status**: - **Open** — świeże zgłoszenie, którego nikt jeszcze nie dotknął. Każde nowe zgłoszenie zaczyna tutaj. - **In Progress** — podjąłeś się go i pracujesz nad nim. - **Resolved** — prośba została obsłużona. - **Closed** — zgłoszenie jest zakończone i zarchiwizowane na stałe. Szybkie spojrzenie na listę zgłoszeń mówi Ci dokładnie, co jeszcze wymaga uwagi — otwarte zgłoszenia wyróżniają się na czerwono, a rozwiązane na zielono. ## Notatki wewnętrzne — Twój prywatny ślad działań Sekcja notatek to miejsce, gdzie zapisujesz, co faktycznie zrobiłeś w związku ze zgłoszeniem. Każda notatka ma znacznik czasu i widzisz ją tylko Ty — odwiedzający nigdy: Notatki najlepiej sprawdzają się jako krótki dziennik sprawy. Na przykład: - *"Skontaktowano się z Antonim e-mailem — poproszono o katalog produktów i ceny hurtowe. Czekam na odpowiedź." - *"Rozmowa telefoniczna z panem Antonim. Ustaliliśmy spotkanie online na następny wtorek o 10:00, aby omówić warunki współpracy." Jeśli wrócisz do zgłoszenia po tygodniu — lub przejmie je kolega — notatki pokażą całą historię na pierwszy rzut oka. Dodałeś notatkę przez pomyłkę? Najedź na nią i usuń. ## Prosty workflow, który działa Łącząc wszystko, obsługa zgłoszenia wygląda tak: 1. Nowe zgłoszenie pojawia się jako **Open**, z e-mailem odwiedzającego i podsumowaniem AI czekającym na Ciebie. 2. Kontaktujesz się — klikając link e-mail lub dzwoniąc do odwiedzającego — i dodajesz notatkę wewnętrzną o tym. Zmieniasz status na **In Progress**. 3. Po obsłużeniu prośby dodajesz ostatnią notatkę i oznaczasz zgłoszenie jako **Resolved**. 4. Gdy nie oczekujesz dalszych działań, ustawiasz status na **Closed**. To cały cykl: Twój chatbot AI wychwytuje prośby, których nie potrafi rozwiązać, a Ty kończysz je z pełnym kontekstem — bez kopiowania, zgubionych maili czy karteczek samoprzylepnych. Wskazówka: sprawdzaj stronę Support Tickets jako część swojej codziennej rutyny. Filtr statusu ustawiony na "Open" pokaże Ci od razu, czy przez noc pojawiły się nowe zgłoszenia. Gotowy, by przestać tracić pytania, na które Twój chatbot nie potrafi odpowiedzieć? Włącz zgłoszenia wsparcia i pozwól swojemu asystentowi AI podać je Tobie na tacy.